Приказ об утверждении лимита остатка наличных в кассе должен быть у каждой компании и обособленных подразделений, которые сдают деньги в банк. Исключение из этого правила составляют лишь представители малого бизнеса. Для таких организаций действует освобождение от обязанности устанавливать предельное значение остатка наличных в кассе. Во второй половине 2015 года критерии малых предприятий пересмотрели. Рассмотрим, как это повлияло на исполнение кассового порядка, а также разберем другие нюансы, связанные с лимитом наличных в кассе.
Для кого приказ обязателен
По общему правилу утвердить лимит остатка наличных должна каждая компания. Отдельный лимит устанавливают для каждого обособленного подразделения, которое сдает наличные в банк. Если приказа или распоряжения о предельной сумме наличных в организации нет, инспекторы посчитают лимит нулевым. А всю выручку в кассе - сверхлимитной. А за это возможен штраф до 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).
Малые компании лимит наличных в кассе вправе не устанавливать (п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Это означает, что можно хранить деньги в сейфе без ограничения по сумме, сдавать их в банк или вызывать инкассаторов не обязательно. Чтобы избежать недоразумений, в приказе руководителя пропишите, что с конкретной даты компания как субъект малого предпринимательства не устанавливает лимит наличных.
С 25 июля 2015 года лимит выручки для малых компаний подняли с 400 млн руб. до 800 млн руб. А для микропредприятий - с 60 млн руб. до 120 млн руб.. Этот показатель надо рассчитать за предыдущий год. А с 29 декабря 2015 года вместо предельной выручки считайте доход. То есть складывайте не только поступления от реализации, но и прочие доходы (См. таблицу).
Основные критерии малых организаций в 2016 году
Кроме того, поменялись другие критерии. Вместо средней численности считайте среднесписочную численность сотрудников за прошлый календарный год. У малых предприятий она должна быть не выше 100 человек. У микропредприятий максимальный штат - 15 человек.
Еще одно условие - доля участия других организаций в уставном капитале не превышает 49 процентов. Прежний лимит составлял 25 процентов.
Увеличился и срок, в течение которого компания считается малой, даже если превысит лимиты по выручке и численности работников. Раньше этот срок составлял два года, следующих один за другим. Теперь его увеличили до трех лет (ч. 4 ст. 4 Федерального закона от 29 июня 2 015 г. № 209-ФЗ). Таким образом, благодаря данным поправкам больше компаний могут отказаться от лимита наличных в кассе.
Вопрос участника - Критерии малых компаний изменили не с начала года. Можно ли издать приказ об отказе от лимита также среди года или необходимо ждать начала следующего?
Да, можно. Компания, доходы которой за предыдущий год укладываются в 800 млн руб., Вправе считать себя малым предприятием с любого дня после того как утвердили новые критерии. И отменить лимит остатка наличных в кассе, например, с 25 июля 2015 года года или с более поздней даты. Это подтвердили и Минэкономразвития, и Банк России (письма Минэкономразвития России от 10 сентября 2015 г. № 1163-Д05и, ЦБР от 3 сентября +2015 г. № 29- 1-1-6 / 610).
Как составить приказ о лимите
Приказ составьте в произвольной форме. Подписать его должен руководитель. Лимит кассы компания вправе утвердить на любой период - месяц, квартал, год, 10 лет и т. д. Можно вовсе не указывать срок, в течение которого действует лимит. Тогда не надо будет отслеживать сроки действия лимита наличных в кассе и при необходимости его переутверждать. Устанавливать лимит кассы нужно в рублях без копеек (См. образец).
Образец
Общество с ограниченной ответственностью "Альфа"
ПРИКАЗ № 1/1
об установлении лимита остатка наличных денег в кассеВ соответствии с указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» и на основании расчета лимита остатка наличных денег в кассе, определенного исходя из объемов выдач наличных денег, приказываю:
1. Установить с 11 января 2016 года лимит остатка наличных денег в кассе равным 340 000 (триста сорок тысяч) руб.
<...>Приложение: расчет лимита остатка наличных денег в кассе.
Генеральный директор А.А. Козлов
К приказу приложите сам расчет лимита. В таком случае не нужно будет вспоминать, откуда взяли итоговую сумму.
Особые правила действуют для подразделений, которые сдают наличность в банк. А также для допофисов, из которых деньги перевозят в кассу головного офиса. В каждое такое подразделение головной офис должен передать приказ об установленном лимите (п. 2 № 3210 указания, У). Порядок передачи этого приказа надо закрепить в положении о ведении кассовых операций или другом документе, например, в отдельном приказе.
Самый удобный способ - приказ о лимите остатка наличных забирает в головном офисе кассир подразделения. И ставит свою подпись на экземпляре, который остается в головном офисе. Еще один вариант - передать приказ лично в руки руководителю подразделения.
По каким правилам рассчитать лимит
Посчитать лимит можно одним из двух способов. Первый - исходя из наличной выручки компании. Второй - (. П 2 указания № 3210-У) взять за основу наличные расходы. Посчитайте и так, и так. А затем выберите более выгодный вариант и утвердите его.
Если компания получает незначительную наличную выручку, выгоднее установить лимит исходя из суммы расходов, а не доходов. Рассчитайте по формуле ЕГО:
Л = О р х П,
О - объем наличной выручки за расчетный период,
П - период времени между сдачей наличных в банк (не более 7 рабочих дней).
Например, компания сдает выручку в банк один раз в три дня. В этом случае период между сдачей и будет равен трем дням. Если в населенном пункте нет банка, то максимальный период времени между сдачей наличных в банк составит 14 рабочих дней.
Но для компаний, у которых вовсе нет наличных поступлений, не подойдет формула, привязанная к доходам. В такой ситуации нужно считать предел исходя из расходов. Определить лимит наличных исходя из расходов можно по такой формуле:
Л = О р х П,
где Л - лимит остатка наличных,
О - объем выдачи наличных за расчетный период (кроме оплаты труда и пособий),
Р - расчетный период (не более 92 рабочих дней),
П - период времени между получением наличных в банке (не более 7 рабочих дней).
Для расчета возьмите любой период. Такое право дает указание № 3210-У.
Округлять лимит нужно по правилам математики (письмо ФНС России от 6 марта 2014 г. № ЕД-4-2 / 4116). То есть сумму меньше 50 копеек отбрасывайте, а 50 копеек и больше - округляйте до рубля.
Пример: Как рассчитать лимит остатка наличных.
Для лимита компания выбрала период с 11 января по 31 марта 2016 года (56 рабочих дней). За этот период наличная выручка составила 672 000 руб. Затраты, оплаченные подотчетниками, и другие наличные расходы (кроме зарплаты) равна 560 000 руб. Компания сдает выручку в банк каждые три дня.
Размер лимита исходя из наличной выручки равен 36 000 руб. (672 000 руб.: 56 дн х 3 дн.). Сумма лимита исходя из наличных расходов составила 30 000 руб. (560 000 руб.: 56 дн х 3 дн.). В данном случае компании выгоднее установить лимит на основании наличных доходов.
Лимит для обособленных подразделений рассчитайте так. Сначала определите общую сумму лимита наличных денег по компании. При этом в расчет наличной выручки или расходов включите суммы, которые получили или потратили обособленные подразделения.
После этого распределите сумму лимита между головным офисом и подразделениями. Банк России не уточняет алгоритм действий для этого. К примеру, можно разделить лимит кассы по подразделениям по той же формуле, которую компания использует для расчета общего лимита наличных денег. Вы вправе использовать и любой другой способ.
От 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций и субъектами малого предпринимательства».
Независимо от того, будете вы менять формулу расчета своего лимита или нет, рекомендуем издать новый приказ об установлении кассового лимита. Его образец приведен ниже. Ведь формально прежние лимиты вы определяли по старым правилам, а они утратили силу. Значит, нет больше оснований руководствоваться и своими внутренними приказами, которые были приняты на основании старого порядка.
Некоторые документы по учету кассовых операций можно исправлять
Старые правила запрещали вносить исправления в приходные и расходные кассовые ордера (п. 1.8 и абз. 6 п. 2.1 старого порядка). Однако про другие документы, предусмотренные старым порядком, например про кассовую книгу, зарплатные ведомости, авансовый отчет, ничего не говорилось. И автоматически указанный запрет распространяли и на эти регистры. Теперь же разрешили исправлять все такие документы, за исключением приходных и расходных кассовых ордеров (абз. 2 подп. 4.7 п. 4 нового порядка). Чтобы внести исправления, надо зачеркнуть неверные данные, поставив вместо них правильные. Рядом указать дату исправления. И все исправления заверить подписью сотрудника, который оформлял документ, и привести ее расшифровку.
Заявление работника о выдаче ему подотчетных сумм
Процедура выдачи работнику денег под отчет не поменялась. Как и раньше, требуется заявление сотрудника на выдачу подотчетных средств. Составляется оно также в произвольной форме. А вот требования к заявлению законодатели упростили.
Так, раньше такое заявление должно было содержать собственноручную надпись о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату (абз. 1 п. 4.4 старого порядка).
Теперь же нет требования о том, что сумма подотчета и срок, на который он выдан, должны быть указаны на заявлении самим руководителем. С 1 июня указанные данные просто можно сразу вписать в форму заявления, что, согласитесь, удобнее. Например, такую работу может сделать само подотчетное лицо. А руководитель вправе только завизировать заявление, то есть поставить лишь свою подпись. И больше ничего не писать (абз. 1 подп. 6.3 п. 6 нового порядка).
Также заметим, что в новом порядке под работником понимается не только лицо, с которым заключен трудовой договор, как это обозначено в части 2 статьи 20 ТК РФ, но и лицо, с которым подписано гражданско-правовое соглашение (п. 5 нового порядка). Это можно трактовать так, что выдавать под отчет деньги допустимо также лицу, принятому не по трудовому договору. Как норма будет применяться на практике, пока непонятно. Рекомендуем дождаться официальных разъяснений по этому которые, явно, скоро появятся. А пока по старинке выдавайте деньги под отчет только тем, кого вы приняли по трудовому соглашению.
С 01.06.2014 расчет лимита кассы производится двумя вариантами, при этом выбрать можно наиболее оптимальный для вас.
Формула расчета лимита кассы исходя из наличной выручки
ЛК = ОН / РП * ПВ,
ЛК — лимит кассы, руб.
ОН — объем наличности за расчетный период, руб.
РП — расчетный период, за который определяется объем наличности, раб. дни
ПВ — период времени между получением денег в кассу и их сдачей в банк (не более 7 рабочих дней, там где нет банка не более 14 рабочих дней)
Пример расчета
ООО «Муравей» определяет лимит кассы на 2016 г., взяв за расчетный период сентябрь 2015 г. (24 раб. дня). За это время объем наличности составил 500 000 руб. Выручка сдавалась 1 раз в 5 дней.
Итак, считаем лимит кассы = 104 167 руб. (500 000 руб. / 24 дня * 5 дней)
Формула расчета лимита кассы исходя из суммы наличных расходов.
По этой формуле можно установить лимит кассы даже в том случае, если у вас нет поступления наличных в кассу.
ЛК = ОВ / РП * ПВ,
ЛК — лимит кассы, руб.
ОВ – объем выдачи наличных их кассы за расчетный период, руб.
РП — расчетный период, за который определяется объем выдачи из кассы наличности, раб. дни
ПВ — период времени между получением денег в кассу из банка (не более 7 рабочих дней, там где нет банка не более 14 рабочих дней)
Пример расчета
ООО «Успех» занимается оптовой торговлей. Определяет лимит кассы на 2016 г., по сумме наличных расходов, взяв за расчетный период 3 квартал 2015 г. (66 раб. дня). За это время ООО рассчиталась с поставщиками за наличный расчет в сумме 800 000 руб. Снимались со счета деньги 1 раз 5 дней.
Итак, считаем лимит кассы = 60 606 руб. (800 000 руб. / 66 дней * 5 дней)
Лимит остатка кассы на 2019 год по-прежнему обязателен к установлению для лиц, имеющих в обороте наличные деньги, проходящие через операционную кассу. Рассмотрим, есть ли особенности в определении его размера для 2019 года.
Документ, содержащий порядок расчета лимита остатка кассы
Правила для расчета предельной величины остатка наличных денег в операционной кассе лица, имеющего в обороте наличные деньги, установлены указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, посвященным порядку ведения кассовых операций. В 2019 году этот документ применяется в редакции, ставшей следствием изменений, внесенных в него указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У.
С чем оказались связаны изменения? Главным образом с последствиями новшеств, внесенных в закон «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ законом об онлайн-кассах (от 03.07.2016 № 290-ФЗ):
- Уточнен перечень документов — оснований для отражения в операционной кассе наличной выручки. В их число включены кассовые чеки, БСО и иные документы, оформляемые на кассовых аппаратах нового образца и имеющие возможность принимать не только бумажную, но и электронную форму.
- Доступным стало оформление электронных вариантов приходного и расходного кассовых ордеров, направление вносителю денег электронной квитанции к приходному ордеру. В связи с этим появились оговорки о необходимости контроля за соответствием образцу подписей, проставляемых на кассовых документах, только для их бумажного варианта.
- Обновлены правила работы с подотчетными суммами. Для их выдачи достаточно будет распоряжения руководителя, а отсутствие отчета по ранее выдававшимся суммам больше не препятствует выплате новых сумм.
Прочие правила порядка ведения кассовых операций остались неизменными. В том числе обновления не коснулись порядка, в котором устанавливается лимит остатка денежных средств в кассе. То есть расчет лимита остатка кассы на 2019 год следует осуществлять в тех же ситуациях и по тем же алгоритмам, что и в предшествующих годах.
Зачем нужен лимит денежных средств и как он устанавливается?
Установление лимита ограничивает ту сумму наличных денег, которая может находиться в операционной кассе на конец рабочего дня (п. 2 указания Банка России № 3210-У). Лимит может быть превышен в дни выдачи работникам зарплаты, стипендий, соцвыплат и в выходные дни, если юрлицо в них осуществляет операции по кассе.
Определение величины лимита обязательно для юрлиц и обособленных подразделений, самостоятельно сдающих деньги в банк. Если обособленные подразделения сдают деньги в кассу юрлица, то общая сумма устанавливаемого организацией лимита учитывает и те лимиты, которые предусмотрены для подразделений. ИП и юрлица, относящиеся к числу субъектов малого предпринимательства, вправе такой лимит не устанавливать.
О том, в каких случаях юрлицо может быть отнесено к числу субъектов малого предпринимательства, читайте .
Юрлицо самостоятельно осуществляет расчет лимита остатка кассы (для подразделений и общей его величины) и утверждает его размер распорядительным документом.Один из экземпляров этого документа направляется в подразделение.
Как рассчитать величину лимита остатка кассы на 2019 год?
Как рассчитать лимит остатка кассы? Указание Банка России № 3210-У приводит для такого расчета 2 внешне одинаковые формулы, принципиально различающиеся только характеристикой объема оборота (реального или планируемого) денежных средств, задействованных в расчете:
- Объем поступлений от продаж. В нем не учитываются средства, принимаемые платежным агентом (субагентом).
- Объем выдач наличных денег. В него не включают средства на выдачу работникам зарплаты, стипендий, соцвыплат.
Первый объем в указании Банка России № 3210-У обозначен буквой V, а второй — R. И формулы расчета лимита (L) с этими буквами выглядят так:
где оставшиеся 2 показателя (P и N) весьма сходны по смыслу, но характеризуют, соответственно, тот процесс, к которому относится один из определяющих формулу расчета показатель (V либо R):
- Р — расчетный период (определяемый в рабочих днях с условием, что их число не превысит 92), за который происходит либо получение объема V, либо выдача объема R;
- N — число рабочих дней между днями сдачи денег в банк (для показателя V) или получения из банка (для показателя R).
При определении количества дней, составляющих величину показателя N, не учитывают факты принятия и выдачи средств, не включаемых в объемы (V и R). Установлено, что число дней, составляющих показатель N, не должно превышать 7, а если в населенном пункте, где располагается юрлицо, нет банка, то 14. Хотя допускается зависимость значения этого показателя от таких вещей, как:
- обстоятельства непреодолимой силы;
- местонахождение, структура и особенности деятельности юрлица.
Итоги
Цифру, отвечающую той сумме, выше которой не может оказаться остаток наличных денежных средств в операционной кассе юрлица на конец рабочего дня, следует определять самому юрлицу, используя для этого законодательно установленную формулу. Формула имеет 2 внешне одинаковых варианта, принципиально различающихся по характеристикам объемов наличной денежной массы, задействованной в расчете: это либо объем продаж, либо объем выплат за определенный период. Прочие показатели, входящие в формулу, похожи по смыслу, но значения их зависят от того, какой именно (продаж или выплат) объем наличных денежных средств взят за основу расчета.
Из статьи вы узнаете :
- Что такое лимит по кассе
- Какие компании могут не устанавливать кассовый лимит в 2016 году
- Как рассчитать лимит по кассе на 2016 год
- Образец приказа, которым утверждается лимит остатка наличных денег в кассе
- Должны ли предприниматели иметь лимит по кассе в 2016 году
- Сумма лимита кассы на 2016 год
- Как рассчитать лимит кассы 2016
Кассовый лимит - это максимально возможная денежная масса наличных средств, оставшаяся в конце рабочего дня и для сохранности размещенная в кассе. Также лимитированная сумма называется переходящим остатком. Правила определения граничного размера денег указаны в положении Банка России от 11.03.2014, зарегистрированном под номером 3210-У.
Но что делать, если лимит есть, а по факту его нет? Тогда считается, что он равен 0. Если же остаток превышает фиксированный размер, предпринимателю следует задуматься, что делать с деньгами в вечернее время суток, когда кредитно-финансовое учреждение уже закрыто, а оставлять наличные в магазине или офисе опасно.
Все дело в том, что хранить наличные в кассе в сумме, которая превышает лимит, означает нарушать действующее законодательство России, что влечет за собой штрафные санкции. В данном случае административная ответственность составляет 40000-50000 рублей, что засвидетельствовано в статье 15.1 КоАП РФ.
Кто в 2016 году освобожден от фиксированного лимита по кассе?
В 2016 году имеют право обойтись без установки лимита основатели и представители малого бизнеса. То есть им не запрещается накопления в кассе в любой сумме. Сложность состоит лишь в том, чтобы удостовериться - вы действительно относитесь к списку фирм, занимающихся малым бизнесом.
Признаки субъекта малого бизнеса в 2016 году описаны в Законе:
прибыль за последний отчетный год не должна превышать 400 миллионов рублей;
количество сотрудников допускает 100 человек, не более;
доля вложений в предприятии от юридических лиц не может составлять более 25%.
Как показывает практика налогообложения, под эти требования подпадают как «упрощенцы», так и «вмененщики». Но и здесь есть небольшой нюанс - как ни странно, далеко не все «упрощенцы» занимаются малым бизнесом. Что касается документального подтверждения статуса организации, делать этого не нужно. Если фирма подпадает под основные критерии, о которых идет речь в этой статье, значит можете быть спокойны.
Определиться с составом учредителей, а именно с долей юрлиц, позволит решение о регистрации ООО или справка из ЕГРЮЛ. Опытный бухгалтер отметит нужные сведения и на счетах бухучета. По Инструкции к Плану счетов аналитический учет относительно счета 80 включает обеспечение образования сведений касательно учредителей предприятия и стадий формирования денежного капитала.
Когда руководство предприятия уверено в том, что оно занимается малым бизнесом, необходимо составить приказ, отменяющий лимит, как его правильно оформить, образец представлен ниже.
Образец приказа, отменяющего кассовый остаток организации
Если же требования, определяющие малый бизнес, не выполнены, приказ тоже издается, но в тексте обозначается лимитированная сумма, которую к тому же нужно предварительно рассчитать.
Порядок расчета лимита по кассе в 2016 году
Исчисление лимита по кассе в 2016 году включает возможное применение сразу нескольких способов:
1. Для расчета необходимо знать объем денежных поступлений в кассу за реализованные за текущий период товары или предоставленные услуги. Просто подставьте под формулу собственные данные:
Лимит по кассе если есть выручка = Доходная часть в рублях / Расчетный период, дни * Количество времени, которое прошло между днями сдачи банкнот в банковское учреждение.
При чем расчетный период, который берется за основу при вычислении остатка, в 2016 году не может превышать указанные в законодательстве 92 рабочих дня, но никаких ограничений нет в минимальном значении этого периода.
Время, которое дается между датами сдачи наличных в банк - не более 7 рабочих суток. Если вы можете доказать, что в населенном пункте, где вы проживаете или осуществляете свою деятельность, нет банка, период может увеличиться до 14 дней, и это не будет нарушением.
Пример
Пусть ООО «Ева» реализует товары косметической направленности и применяет форму налогообложения УСН, описывающую удержание отчислений из суммы, полученной из разности доходной и расходной части. Начальство в 2016 году приняло решение лимитировать остаток наличных, которые находятся в кассе. В качестве ориентировочного отчетного периода взят декабрь 2015 года.
Выручка наличными в 2015 году достигла 400000 рублей, магазин работает по графику, в котором не предусмотрено выходных дней. В банк кассир предоставляет выручку трижды в неделю - в понедельник, среду и пятницу с промежутком 2 рабочих дня.
Итак, подсчитаем длительность расчетного периода - она равняется 31 дням, ведь магазин работает без выходных. Между днями сдачи наличных проходит регулярно по 2 дня.
Имеющиеся сведения позволяют бухгалтеру сделать точный расчет по кассовому лимиту:
400000 рублей / 31 день * 2 = 25807 рублей.
2. Второй способ предусматривает знание суммы выдачи наличных средств из кассы. Его следует применить если торговля проводится не за наличные, то есть выбран безналичный метод расчета между клиентом и поставщиком, но в своей деятельности в других областях вы используете как раз наличные.
Лимитированная сумма по остатку денег, исчисляемая из объема выдач денежной массы из кассы = Объем предоставленных денег за отчетный период, в рублях / Расчетный временной отрезок времени, где учтены объем наличных выдач, определяется в днях * Отчетный период между числами получения наличных в банковской структуре, рабочие дни.
Обратите внимание, что к выданным денежным средствам не относятся суммы, за счет которых производится выплата заработка работникам, стипендии и других подобных поощрений.
Расчетный период варьируется в пределах 92 рабочих дня, количество дней между внесением денег в банк допускается не более 7-14 дней.
Пример
ООО «Бум» занимается розничной торговлей, о чем указано в соответствующих регистрационных документах. Организация является «упрощенцем», а в качестве объекта налогообложения выбраны доходные суммы за вычетом расходов. Общество не работает с наличкой, все клиенты вносят оплату через банк. Но все-таки предприятию необходимо время от времени снимать со счета деньги и использовать их для расчета с поставщиками. Поэтому начальство приняло решение зафиксировать лимитированный размер кассового остатка в 2016 году. Чтобы определиться с нужной суммой, в качестве расчетного периода выступает декабрь 2016 года.
Чтобы вычисления стали возможными, бухгалтер выделил такие показатели:
- в декабре 2015 года обществу в банке выданы 800000 рублей, которые были потрачены на оплату поставщикам за товар;
- зарплата из кассы работникам не изымалась;
- в декабре было 20 рабочих дней;
- наличные в банковском учреждении получались по понедельникам и четвергам, таким образом промежуток составляет 3 дня.
Кассовый лимит = 800000 рублей / 20 дней * 3 дня = 120000 рублей.
Как в 2016 году выглядит приказ на определение лимита по кассе
Когда фиксированная сумма рассчитана, необходимо ввести нововведения в действие, осуществляется это путем выдачи соответствующего приказа, образец которого представлен ниже.
Есть ли право у предпринимателей в 2016 году не фиксировать лимитный размер денег по кассе?
Действительно, предприниматели могут не фиксировать размеры остатка по кассе, т.е. никаких ограничений и обязательных сроков в этом случае не существует. Однако это не выгодно для самого собственника - теперь только он отвечает за сохранность денег, поэтому в интересах сохранности имущества руководству все же следует задуматься о сдаче денег в банк. Еще один вариант - как можно чаще изымать из кассы наличные для траты на личные нужды.
У бизнесмена сразу возникнет вопрос - как документально оформить взятие денег на собственные нужды? Специально заполнять дополнительные бумаги не нужно, просто зафиксируйте суммы в соответствующих графах налогового учета, если вы состоите на УСН, то изменения в денежных массах нет надобности отражать и в Книге доходной и расходной частей, ведь как к таковым затратам они не относятся и ни на что особенно не влияют. Для удобства заведите отдельный блокнот или тетрадь, куда вносите соответствующие записи.
Единственное примечание - каждую операцию подтверждайте приказом, сделать это совсем не сложно.