Акт о возврате чека оформляется в единственном экземпляре, без помарок и исправлений, кассиром, пробившим ошибочный чек, в тот же день, когда это случилось, в конце рабочей смены, во время подсчёта выручки.
Образец заполнения КМ-3. Акт о возврате денежных средств по форм
Бланк КМ-3. Акт о возврате денежных средств по форм
Порядок заполнения формы КМ-3
В «шапке» Акта указывается:
- наименование предприятия, его телефон, код по ОКПО, ИНН, вид деятельности по ОКДП;
- название ККМ, её производственный и регистрационный номер
- фамилия или номер кассира;
- номер акта, дата его составления;
- виза директора организации, утверждающего акт.
В табличной части указываются данные возвращённого чека и должность лица, одобрившего возврат.
Сумма возврата также указывается прописью под таблицей. В Акте перечисляются все приложенные к нему документы, объясняющие возврат.
Такая ситуация может сложиться, если:
- сумма пробитого чека больше действительной суммы покупки;
- покупатель вернул товар в тот же день, и стоимость его из кассы была изъята;
- чек был пробит ошибочно;
- покупатель заплатил в кассу, но не отоварил чек в отделе.
Акт принимает и подписывает комиссия, состоящая из руководителя организации, заведующего отделом, старшего кассира и кассира-операциониста, после чего акт, вместе с погашенными чеками, заявлениями покупателей с просьбой о возврате денег, объяснительными кассира и другими необходимыми для объяснения ситуации документами, сдаётся в бухгалтерию, где хранится 5 лет.
Погашенные чеки фиксируются в
Если покупатель возвращает товар, оплаченный наличными, или если чек пробит ошибочно, заполняется форма (акт) КМ-3. Скачать бланк, образец заполнения , а также прочитать инструкцию по оформлению можно ниже.
Акт возврата денежных средств по кассе оформляется, если покупатель вернул товар в день покупки. На чеке должен поставить подпись директор магазина - это будет основанием для выдачи денег. Далее разберем, как заполнять акт возврата денежных средств.
Акт КМ-3: образец заполнения
Форма КМ-3 составляется в одном экземпляре комиссией, в которую входит заведующий отделом и кассир. Утверждается документ руководителем.
Акт возврата денежных средств: скачать образец
Начинать заполнение акта возврата денежных средств нужно с шапки. В ней укажите:
- название компании, ее адрес и ИНН,
- сведения о кассе: модель, номер производителя и регистрационный,
- ФИО кассира, который оформлял возврат.
- номер и сумму каждого чека, по которому был возврат,
- должность и ФИО сотрудника, который разрешил вернуть деньги,
- общую сумму возврата - цифрами и прописью.
Заполнять форму КМ-3 нужно в день возврата денег покупателю. Если Z-отчет за смену уже сняли, заполните расходный кассовый ордер .
КМ-3: бесплатно скачать бланк и образец
Заполнение формы КМ-3 при использовании онлайн-кассы
Используя онлайн-кассы, заполнять акт (форму КМ-3) при возврате денег покупателю необязательно. Достаточно информации, которая поступает в налоговую с ККТ.
Если используете онлайн-кассу, надо оформить чек с признаком «возврат прихода» на основании заявления покупателя . Кроме того, нужно заполнить РКО на сумму возврата.
Далее - ответы на часто задаваемые вопросы о применении формы КМ-3.Грамотное ведение кассовой дисциплины – необходимость, которая в ходе налоговых проверок может уберечь предприятие от многих неприятностей. Именно поэтому, приходуя денежные средства, следует не только правильно фиксировать выручку, но и документально оформлять возвраты и ошибки.
Если в организации был произведен возврат потребителю денег, по неиспользованному или ошибочному кассовому чеку, то данная операция должна быть подтверждена. Документом, позволяющим удостоверить факт передачи денег в этом случае, является акт о возврате наличных денежных средств. Правильно подготовленный документ позволит обосновать факт уменьшения выручки организации.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Чтобы понять, что собой представляет акт о возврате денежных сумм, следует рассмотреть при каких ситуациях необходимо его оформление, какой вид имеет данный документ, и как его правильно заполнить.
Когда и в каком виде он нужен
Требования кассовой дисциплины регламентируют случаи, при которых следует оформлять акт, а также его форму.
С информацией по нормативам оформления акта, необходимости составления, а также последствиями его отсутствия, можно ознакомиться:
- в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин (утверждены Постановлением Госкомстата России №132, 25.12.98);
- в Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждены Минфином России №104 30.08.93);
- в Указаниях ЦБ № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» (07.10.13) и № 1843У «О расходовании наличных средств из кассы» (20.06.07);
- в Письмах УФНС № 22-12/97729 (03.11.06), №34-25/072141(30.07.07), № 18-11/3/092847 (01.10.07), №22-12/118181 (18.12.08); №АС-4-2/6710 (11.04.13);
- в КоАП.
Составлять акт придется, когда из кассы выдаются денежные средства, чек на которые уже пробит, а также в случае ошибок, совершенных кассирами.
Типичными примерами таких случаев являются:
- завышенная сумма чека, ошибочно набранная кассиром при его пробитии;
- чек, выбитый кассиром ошибочно, деньги по которому в кассу не поступили;
- возврат потребителю переплаты, если какой-то из товаров ошибочно пробит несколько раз;
- возврат покупателем купленного товара и компенсация его стоимости из кассы;
- отказ потребителя от покупки после пробития кассового чека и т.д.
Любой возврат средств из кассы требует оформления акта.
Важно помнить, что акт, который отражает возврат покупателю, должен основываться на заявлении последнего.
Требования к заявлению:
- заявление потребителя оформляется письменно, форма изложения произвольна;
- помимо описания претензий или причин возврата товара, текст заявления должен обязательно включать дату обращения, сумму возврата и подпись потребителя;
- чтобы кассир произвел возврат, на заявлении должно стоять разрешение от руководителя организации, либо от лица, имеющего на это полномочия.
Если виза руководителя отсутствует, возврат не допускается, и составлять акт КМ-3 не потребуется.
На необходимость составления акта влияют:
- наличие вышеописанных причин и оснований;
- факт совпадения даты пробития чека и даты проведения возврата;
- способ оплаты покупки.
Если дата возврата позже даты пробития чека, или покупатель приобрел товар, расплатившись не наличными деньгами (например, банковской картой), то акт возврата КМ-3 не оформляют. Это связано с тем, что в этих случаях производить возврат наличных средств из кассы организация не имеет права.
Возврат производят из средств организации (главной кассы), на основании заявления потребителя и приложенного к нему чека, подтверждая факт передачи средств расходно-кассовым ордером (КО-2). Запись о совершенной операции заносится в кассовую книгу в день выдачи средств. При этом допускается производить возврат за счет средств выручки, не занесенной на расчетный счет.
Таким образом, акт по форме КМ-3 составляется только, если возврат средств или исправление ошибки кассира осуществляются в день пробития чека. При этом важно помнить, что акт – это документ, прикрепленный к конкретной кассе. Поэтому, если касс несколько, то возврат должен производиться именно на том аппарате, на котором возвращаемый чек был пробит.
Для возврата установлена унифицированная форма акта – КМ-3, имеющая код по ОКУД – 0330103. Бланк формы КМ-3 имеет следующий внешний вид.
Пример оформления акта о возврате денежных сумм
Процедура оформления актов осуществляется в конце кассовой смены, после снятия Z-отчета (отчет о выручке по кассе за день). Составляется документ в одном экземпляре. Кассир обязан учесть в нем все ошибочные чеки, а также все суммы, которые были возвращены потребителям в течение смены.
Заполнение бланка может производиться вручную, либо быть сформировано на компьютере. Часть программ, поддерживающих работу кассы, например 1С, Контур, SAP, имеют функцию, позволяющую сформировать акт КМ-3.
В составлении акта принимает участие комиссия, в которую входят сотрудники, предоставившие кассиру право произвести возврат.
В зависимости от полномочий ими могут являться:
- заведующий подразделением/отделом/секцией;
- старший кассир смены;
- главный бухгалтер;
- руководитель организации.
Акт заверяется печатью и собственноручными подписями членов комиссии.
Кроме заполнения формы потребуется подкрепить составление акта дополнительными документами.
Сделать это можно:
- самим кассовым чеком;
- чеком товарным (если в процессе работы касса не используется);
- чеком возврата.
Чек, на основании которого составляется акт, должен быть подписан руководителем или иным лицом, имеющим полномочия разрешить выдачу наличных из кассы. Также на чеке проставляется штамп о том, что он погашен.
Чеки, учтенные в акте, должны быть наклеены на лист бумаги. Они являются приложением к акту, и должны храниться 5 лет вместе с ним.
Если акт составляется по причине возврата средств, то само заявление потребителя с визой руководителя организации, как основание возврата, также прикладывается к акту.
После оформления акта реквизиты документа заносятся в журнал кассира. Сам акт и приложения передаются в бухгалтерию организации. На его основании бухгалтер уменьшает сумму кассовой выручки за день.
Нестандартные ситуации
Несмотря на установленный порядок оформления, существуют ситуации, при которых его выполнение может быть затруднено.
Ошибка
Если в основании акта лежит ошибка кассира, то подтвердить её чеком не всегда возможно. Кассир может совершить ошибку, но, не заметив её сразу, отдать неверный чек потребителю. Также чек может быть утрачен кассиром (испорчен или потерян).
В этом случае руководитель имеет право наказать работника за халатность, согласно 244 статье ТК России. Однако это не отменяет необходимости оформлять акт и фиксировать в нем промах кассира. При составлении акта принято использовать в качестве основания объяснительную записку работника, допустившего её.
Форма объяснительной свободная.
В ней прописываются:
- дата совершения кассовой ошибки;
- ФИО ответственного сотрудника;
- номер ККМ;
- причины возникновения ошибки;
- причины отсутствия чека.
Законодательно это требование не закреплено. Но составление такого документа станет дополнительным доказательством того, что организацией не было допущено нарушений в фиксации прихода выручки. Также можно приложить к акту товарный отчет.
Возврат
Сложности, которые связаны с оформлением возврата денег потребителям, обусловлены тем, что правила оформления прописаны для идеальных условий.
Затруднения у кассиров возникают в случаях:
- если у потребителя, вернувшего товар, отсутствует чек;
- при необходимости вернуть деньги не по всему чеку, а только по его части;
- с печатью чека на возврат.
Случаи возникновения у организации обязанности возвращать клиентам деньги, прописанные в законе «О защите прав потребителей», предусматривают возврат средств даже без предъявления чека. Потребителю достаточно написать заявление на возврат и доказать, что товар куплен на данной торговой точке. Поэтому приложить кассовый документ не всегда возможно.
Если чека в наличии нет, это расценивается налоговыми специалистами, как нарушение требований по оформлению прихода выручки и может повлечь за собой наложение на организацию штрафа. Чтобы предотвратить такой исход дела, можно заменить чек заявлением потребителя, вернувшего товар о том, что чек был им утрачен.
Есть чек в наличии, но возврат производится только в отношении одного из перечня товаров, следует оформлять акт только на сумму возврата. При этом чек у покупателя придется забрать для отчета. Взамен закон допускает выдачу потребителю копии чека, заверенной печатью организации и подписью руководства.
Сложности, которые возникают при печати чека на возврат, часто вносят дополнительную путаницу в работу кассиров:
- в зависимости от марки/модели кассового аппарата, сумма возврата может отражаться в ККМ как выручка, а не как списание (это вносит дополнительные трудности в работу бухгалтерии);
- чек на возврат не всегда может быть выбит (например, если к моменту возврата в кассе недостаточно денег, чтобы компенсировать потребителю сумму покупки);
- чек на возврат — не фискальный документ и является лишь приложением к акту КМ-3.
Именно поэтому удобнее использовать схему составления акта КМ-3 с приложениями, минуя пробитие чека на возврат.
Инструкции по заполнению
При оформлении бланка следует заполнить обязательные поля.
К ним относятся:
«Шапка» акта | В ней указываются:
|
«Тело» документа | Данный раздел состоит из перечня чеков, по которым производится возврат.
По каждому чеку в разделе фиксируют:
|
«Итого» | В этой строке указывается общая сумма всех произведенных возвратов, а под ней эта сумма же указывается прописью. Здесь же следует указать реквизиты приложений к акту: чеки кассовые и товарные, заявления, объяснительные и т.д. |
Конец документа содержит информацию о лицах, которые вошли в комиссию по составлению акта. На акте должны стоять подписи всех лиц, которые приняли участие в возврате средств (разрешили и реализовали его).
Прочие нюансы
Важно правильно заполнять все документы, чтобы доказать отсутствие умысла на сокрытие части выручки.
Акт будет недействителен, если не будет содержать:
- подписи лиц, разрешивших или осуществивших возврат;
- все подписи сделаны одним человеком;
- номера документа.
Также важно, чтобы документ был зафиксирован в дату оформления во всех сопутствующих документах – журнале кассира, кассовой книге и т.д.
Если не учитывать эти нюансы, то на основании КоАП, налоговая служба может оштрафовать организацию. Возможная сумма штрафа – 50000 рублей.
Следует знать, что срок давности по нарушениям, связанным с кассовой дисциплиной равен двум месяцам. Претензии, которые предъявляют на этом основании специалисты ФНС после этого срока, неправомерны.
При оформлении возврата акт КМ-3 подтверждает факт и целесообразность операции. Законом 54-ФЗ разрешено не формировать акт, если по онлайн-кассе отражена операция «возврат прихода». Способ возмещения за покупку день в день нельзя оформить чеком коррекции.
Учетный документ, зарегистрированный Госкомстатом России Постановлением № 132-м от 25.12.1998 года под кодом КМ-3, при онлайн-кассах предназначен для отражения операций по передаче денег за купленный товар покупателю.
Проверяющие структуры требовали от бухгалтерии пакет документов и акт КМ-3 во всех случаях, когда передавались деньги из кассы за проданный товар, а также, когда уменьшалась выручка на сумму ошибочно пробитых кассовых чеков.
Документ требовался в следующих случаях:
- клиент вернул купленный товар;
- продавец пробил по ошибке сумму больше, чем нужно.
В процессе перехода на онлайн-оборудование мнение ФНС изменилось. С 2016 года налоговики пояснили, что форма КМ-3 не является обязательной при работе с новой ККТ. Организации теперь вправе решать самостоятельно, какой формой пользоваться:
- предлагаемой законодательством;
- разработанной в организации и закрепленной в учетной политике.
Переход на онлайн-кассы регулируется поправками к закону 54-ФЗ. для различных видов бизнеса и экономической деятельности.
Какие реквизиты потребуются при составлении акта КМ-3
Для заполнения акта о возврате денежных средств нужно подготовить и заполнить обязательные реквизиты:
- название организации-продавца;
- ИНН, КПП, адрес торговой точки, контактный телефон;
- регистрационный номер, тип модели, версия прошивки ККМ;
- день и место продажи;
- дата, номер и сумма по чеку;
- ФИО ответственного лица.
Документ должен иметь сквозную нумерацию и заверяться подписью руководителя. Факт возврата подтверждается членами комиссии. Рекомендуется нечетное количество лиц при возможности.
Продавец (или кассир) принимает пробитый чек от клиента, прикрепляет на чистом листе, прикладывает к акту. В конце рабочего дня все документы (первый чек на покупку, акт, заявление от клиента) хозяйственных операций.
С целью обоснования факта возврата денег можно получить от покупателя заявление с просьбой вернуть товар. Стоит указать причины, по которым клиент требует получения уплаченной суммы.
Оформление возврата по новым правилам при онлайн-кассе
После того как документы оформлены, операцию нужно провести в онлайн-кассе. Для чего в кассовом чеке введены новые фискальные реквизиты.
Таблица 1: Признаки кассовых операций в чеке
Торговая точка, возвращая деньги клиенту, формирует чек с реквизитом «возврат прихода». При этом независимо от того, когда покупатель подал заявление: в день покупки или позже.
По новым правилам при возврате аннулировать чек запрещено. Если документ пробили по ошибке, то необходимо .
Если продавец возвращает часть денег, полученных от покупателей при реализации, то в кассовом чеке с признаком «возврат прихода» указывается фактическая сумма, которую требует клиент.
Возврат, когда денег в онлайн-кассе не хватает
Если сумма покупки велика, и продавец не располагает ею в нужном объеме, решить вопрос можно в следующем порядке. Законодательством РФ предусмотрен 10-дневный срок для удовлетворения претензии. За этот период необходимо собрать нужную сумму денег.
При невозможности предприниматель или организация вправе пополнить кассу организации с расчетного счета и передать деньги клиенту.
Какие действия осуществляют с онлайн-кассой в 2019 году при оплате картой
Законом 54-ФЗ реализация товаров, оплаченных банковской картой, должна отражаться в онлайн-кассе. Покупатель должен указать в заявлении, в какой форме ему вернуть деньги, и реквизиты карты, счета физического лица. Если условия не требуют экспертизы товара, то продавец обязан в течение 10 дней осуществить перевод.
Во всех ситуациях продавец может оформлять актом КМ-3 выдачу денег клиентам при работе на онлайн-кассах. Но документ необязателен. Организации вправе разрабатывать свою форму для обоснования учетных операций. Он должен содержать обязательные реквизиты первичной документации, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Для соблюдения законности кассовых операций продавцам (ИП, ООО) потребуется организовать:
- Формирование записей в кассовой книге, составление и хранение приходных и расходных ордеров. Эти формуляры по-прежнему обязательны, если в организации есть касса, и ведутся наличные расчеты.
- Журнал кассира-операциониста заполнять лишь для внутреннего учета. С началом применения онлайн-аппарата он необязателен.
- Разрешается не использовать бланки: КМ-1 – КМ-9 для отражения операций с деньгами, если продавец проводит операции через онлайн-кассу. С июля 2017 года все составляется, хранится, передается контролерам в ФНС через ОФД.
- Для ИП сохраняется ведение кассовой книги по желанию. В организациях этот формуляр обязателен в учете.