Осуществляя свой бизнес, хозяйствующий субъект в целях его расширения и поиска новых клиентов, заключает различные контракты за рубежом. Поэтому руководству компании приходится либо ехать самим, либо отправлять определенных должностных лиц в служебные поездки за границу. При этом нужно помнить суточные при загранкомандировках в 2018 году – нормы и учет имеют некоторые отличия от поездок внутри страны.
Основные изменения, произошедшие в сфере регулирования заграничных командировок, связаны с передачей административного контроля над исчисляемыми взносами от внебюджетных фондов к налоговым органам.
В связи с этим на командировочные расходы и порядок нормирования суточных распространились правила, которые использовались при налогообложении НДФЛ.
Поэтому при исчислении базы по страховым взносам необходимо помнить, что отчисления начисляются на суммы превышения установленных нормативов по суточным в загранкомандировках.
Напомним, что предприятие имеет право самостоятельно определять размер суточных по служебным поездкам за рубеж, и они могут быть больше норматива, определенного НК РФ.
Его оно должно утвердить в существующем локальном актах, например, в Положении о командировках, Коллективном договоре и т.д. Такой порядок исчисления взносов распространяется и на компенсацию расходов по однодневным командировкам.
Внимание! Старые правила действуют только при исчислении взносов на страхование от несчастных случаев на производстве, так как они остались в администрировании ФСС. Каких-либо заявленных новшеств по регулированию служебных поездок за рубеж в 2018 году не ожидается.
Размер суточных при загранкомандировках в 2019 году
Законодательство определяет, что размер суточных предприятие устанавливает самостоятельно, ориентируясь на свои финансовые возможности и цели, которые должны быть достигнуты в результате поездки. Определяя размер можно исходить из действующих норм, установленных соответствующим Постановлением о загранпоездках, обязательных к исполнению бюджетными организациями.
Также можно учитывать имеющий опыт по произведенным расходам в командировках в определенные страны, который есть либо у самого предприятия, либо у его партнеров.
Для утверждения размера суточных хозяйствующий субъект закрепляет определенный размер в своем внутреннем положении, например, в Положении о командировках.
Кроме этого, суточные в загранкомандировке в 2018 году, имеют определенные нормы, которые необходимо учитывать при определении налоговой базы по налогу на доходы и при отчислен налога в ПФР и ФСС.
Внимание! НК РФ устанавливает нормы суточных при загранкомандировках в размере 2500 рублей за каждый день подобной поездки. Этой нормой следует руководиться, когда исчисляется НДФЛ и страховые взносы.
Какие существуют нормы для заграничной командировки
Правительством России утверждено Постановление № 812, которое определяет нормы суточных по поездкам в иностранные государства. Оно обязательно к исполнению всеми организациями и учреждениями, источником финансирования расходов, в которых выступает бюджет страны или муниципалитетов.
Здесь определяются нормы суточных, выраженные в долларах США для каждого принимающего иностранного государства за один день.
Рассмотрим основные направления командировок за рубеж:
Внимание! Кроме этого, этот акт устанавливает и надбавки к нормам для определенных категорий работников, направляемых в иностранные поездки. Коммерческие компании могут использовать нормы данного Постановления, или применять разработанные на его основе свои нормативы.
Скачать (Приложение №1) в формате Word.
Часто в служебных целях бывает необходимо направить сотрудника за границу. Существуют свои особенности для командировок в государства СНГ и страны ЕАЭС (Армению, Беларусь, Кыргызстан, Казахстан и др.). Работодатель должен понимать, какие документы нужно оформить для поездки в страну безвизового режима с Россией, знать ответы на прочие вопросы, например, какими будут при поездке в Казахстан или, если предстоит командировка по Беларуси, суточные.
Размер суточных для загранкомандировок
Любая поездка работника должна быть оформлена правильно, это предотвратит возможные претензии налоговых органов. В организации разрабатывают внутренний документ (положение, приказ), регламентирующий порядок оформления командировок. Он не обязателен, но удобен, если в нем подробно расписаны все особенности (например, размер суточных для разных стран и какие именно расходы компенсируются).
Суточные – это компенсация работнику расходов при проживании вне постоянного места жительства (ст.168 Трудового кодекса РФ). Организация вправе установить любой размер суточных. Однако, есть следующая тонкость - с сумм превышения установленных норм по Налоговому кодексу предприятие начислит:
НДФЛ (в общем случае 13%);
страховые взносы (в ПФР 22%, ФСС 2,9%, ФФОМС 5,1%).
Установленные законом нормы составляют (п. 3 ст.217, п.2 ст.422 НК РФ):
700 рублей для поездок по России;
2500 рублей для командировки за рубеж.
Российское законодательство постоянно меняется, но будут ли установлены новые необлагаемые суточные при командировке в Беларусь в 2019, нормы для командировок в другие зарубежные страны, пока неизвестно.
Компания может установить свой размер суточных для поездки в каждую страну. При однодневной зарубежной поездке суточные составляют 50 % от установленных сумм (п.19 Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утв. Постановлением Правительства РФ 13.10.2008 № 749).
Пример
ООО «Полет» направило своего сотрудника Васильева А.П. в командировку в Казахстан. На предприятии утверждено Положение о командировках, в котором указано: «командировка в Казахстан - суточные (2019 год) установить в размере 3000 рублей за каждый день пребывания за рубежом». В Казахстане Васильев А.П. пробыл 2 дня.
При утверждении авансового отчета бухгалтер ООО «Полет» произвел следующие расчеты:
2 дня х 3000 = 6000 рублей - начислены суточные за дни пребывания в Казахстане,
2 дня х 2500 = 5000 рублей – установленная НК РФ норма для целей НДФЛ по суточным в загранкомандировках,
6000 – 5000 = 1000 рублей – сумма превышения фактических суточных над нормой,
1000 х 13 % = 130 рублей – начислен НДФЛ для удержания с Васильева А.П.,
1000 х 22 % = 200 рублей – начислены страхвзносы ПФР,
1000 х 2,9% = 29 рублей – начислены взносы ФСС,
1000 х 5,1% = 51 рубль – взносы ФФОМС.
Как рассчитать суточные для загранкомандировок в страны СНГ
Со странами СНГ у России заключены межправительственные соглашения о безвизовом режиме, при котором в загранпаспорт не вносится отметка о пересечении границы. Для правильного расчета суточных дата пересечения границы определяется по проездным билетам.
При расчете необходимо определить количество дней командировки всего, и сколько из них проведено на территории России, а сколько – за границей. Суточные по поездкам в СНГ считают по-особому (п.19 Положения № 749):
даты определяются по проездным документам;
день пересечения границы иностранного государства при въезде считается за день пребывания за рубежом;
день пересечения границы при выезде из чужой страны считается за день командировки в России.
Компания может установить свою методику расчета, но для целей включения суточных в расходы по налогу на прибыль стоит руководствоваться общим порядком.
Пример
ООО «Краски» г. Москва направило своего сотрудника Лотова М.А. в Беларусь в г. Минск. Он выехал из Москвы поездом 18.10.2018 г. в 22.55. Пересек границу и въехал на территорию Беларуси 19.10.2018. Обратно из Минска Лотов выехал 23.10.2018 г. в 08.00 часов, пересек границу и вернулся в Москву в 17.00 часов того же дня. В Положении о командировках ООО «Краски» указало, что при командировках в Беларусь размер суточных 2018 г. равен 2500,00 рублей, для российских поездок суточные – 700 рублей.
Начисляем суточные:
18.10.2018 – день в России,
19.10.2018 – день въезда (день пересечения границы) считается как день за рубежом,
21.10.2018 – 22.10.2018 – дни, проведенные за границей,
23.10.2018 – день выезда (день пересечения границы) считается как день в России.
Итого дней в командировке: 2 дня в России (18.10.2018, 23.10.2018), 3 дня за рубежом (19.10.2018, 21.10.2018, 22.10.2018).
2 дня х 700 рублей = 1400 рублей суточные по территории России,
3 дня х 2500 рублей =7500 рублей суточные по Беларуси.
Всего ООО «Краски» начислило суточных Лотову М.А.:
1400 + 7500 = 8900 рублей.
Для точного подсчета необходимо обращать внимание не только на даты отъезда-приезда, но и на даты/время пересечения границ.
При отсутствии билетов подтвердить даты могут другие документы – путевой лист ТС с чеками заправки по маршруту следования, счета из гостиниц и так далее (п.7 Положения № 749).
В какой валюте выдавать суточные
Организация вправе решить сама, выдаст она аванс на суточные в конвертируемой валюте, валюте страны направления либо в рублях по курсу на день отъезда. Если деньги были выданы в валюте, то после возвращения из командировки сотрудника и составления авансового отчета, суточные и расходы за рубежом в иностранной валюте пересчитываются по курсу Центробанка на дату утверждения авансового отчета (п. 7 и приложение к ПБУ 3/2006).
Пример
ООО «Ива» направило в командировку Карпова П.В. в Казахстан 10.01.2019. В день отъезда Карпову П.В. выдали аванс - суточные в командировке в Казахстан 2019 года в общей сумме 170 000 тенге. Вернувшись, Карпов составил авансовый отчет . Отчет утвержден руководителем 23.01.2019 г.
Курс тенге, установленный Центробанком, на 10.01.2019 - 17,80 руб. за 100 тенге; на 23.01.2019 г.- 18,00 руб. за 100 тенге.
Для учета суточных бухгалтер 10.01.2019 перевела выданный аванс в рубли:
курс: 100 тенге = 17,8 руб., 1 тенге = 0,178 руб.
170 000 х 0,178 = 30260 руб. – выдан аванс на командировку в пересчете на рубли.
На день утверждения авансового отчета 23.01.2019 бухгалтер пересчитала суточные по текущему курсу Центробанка:
аванс выданный в валюте 170 000 тенге, пересчитан на рубли по курсу 23.01.2019,
курс: 100 тенге = 18,0 руб., 1 тенге = 0,18 руб.
170 000 х 0,180 руб. = 30 600 руб. – размер аванса в рублях на дату утверждения отчета.
При этом образуется положительная курсовая разница в размере 340 руб. (30 600 – 30 260).
Пребывание сотрудника в поездке по распоряжению руководителя организации и для осуществления служебных поручений оплачивается с учетом средней заработной платы и суточных за все проведенные в командировке календарные дни.
В текущем 2020 году правительство не изменило порядок выплаты командировочных за границей государства.
Кто может стать зарубежным командировочным, а кто нет
Работодатель не имеет право отправлять в командировку за границу сотрудников, которые:
- находятся в декрете;
- имеют оформленные ученические договорные соглашения;
- состоят на инвалидности с ограниченной разъездной деятельностью;
- являются несовершеннолетними, но выполняют определенные рабочие обязанности в компании.
Но работникам, занимающимся творческой деятельностью, журналистам, певцам, актерам, включая спортсменов, которым еще нет 18 лет, разрешается выезжать по рабочим вопросам за пределы страны.
В заграничную командировку можно отправить рабочих определенных категорий, по их согласию, составленному в письменной форме. Это относится к следующим сотрудникам :
- женщинам, имеющих детей, не достигших трехлетнего возраста, или мужчинам, оставшихся с детьми того же возраста без матери, также женщины в роли матери-одиночки;
- у которых есть ребенок-инвалид;
- если они присматривают или ухаживают за больным близким членом семьи;
- с установленной группой инвалидности, выполняющих программные процедуры по восстановлению организма.
Перечисленные категории служащих могут отказаться от поездки за границу по работе. Это право должно быть прописано в письменном согласии на командировку, что подтверждает их осведомленность относительно этой возможности.
Зачастую специалисты задаются вопросом по оформлению рабочей поездки за пределы страны должностному лицу, если он занят по совместительству внутри организации. Такие сотрудники могут выезжать в рабочих целях, но это должно быть грамотно отражено в документах, касающихся второго места работы.
Вычисление налога на доходы физических лиц предполагает нормирование суточных. Командировки за пределы нашей страны не предусматривают налогообложение на суммы расходов сотрудника за проживание, если они не превышают 2500 рублей за один день, согласно той же статье Налогового кодекса. К примеру, если размер суточных, оплачиваемых организацией, составляет 2700 рублей, тогда 200 рублей из этой суммы облагаются налогом.
Аналогичным способом производят пенсионные выплаты, медицинские взносы, компенсации по больничному лицу и уходу за ребенком.
Таким образом, компенсация сотруднику за пребывание в зарубежной командировке предусматривается 168 статьей Трудового кодекса Российской Федерации . Если организация бюджетная, то сумма суточных вычисляется согласно законодательным актам. Остальные организации сами устанавливают их размер.
Подробная информация по загранкомандировкам представлена в данном семинаре.
Размеры суточных при загранкомандировках имеют значение для расчета налога на прибыль, а также для целей исчисления и уплаты НДФЛ.
Напомним, что размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, закрепив суммы в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ).
Некоторые компании устанавливают различные размеры суточных при загранкомандировках в зависимости от того, в какую страну отправляется работник для выполнения служебного задания.
Кстати, бюджетным организациям размер суточных при загранкомандировках устанавливает Правительство РФ. И коммерческие организации, при желании, могут ориентироваться на эти размеры суточных.
Суточные при загранкомандировках в 2018-2019 гг.: таблица
Для понимания приведем некоторые размеры суточных при загранкомандировках, установленных Правительством РФ для бюджетников (Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812):
Суточные при загранкомандировках: в какой валюте выдавать
Работодатель сам определяет, в какой валюте устанавливать и выплачивать суточные для загранкомандировок. Например, размер таких суточных может быть установлен в иностранной валюте, но на руки работник получит сумму в рублях, эквивалентную этим валютным суточным.
Загранкомандировка: как считать суточные
Расчет суточных при загранкомандировках в 2018-2019 гг. зависит от количества дней, проведенных работником за пределами РФ.
По общему правилу суточные выплачиваются работнику следующим образом (п. 17, 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):
- при отправлении в загранкомандировку за день пересечения границы суточные выплачиваются как за время нахождения за границей;
- при возвращении из зарубежной поездки за день пересечения границы суточные выплачиваются как за командировку внутри страны.
Правда, компания вправе установить свой порядок расчета выплачиваемых суточных.
Суточные в загранкомандировке в 2018-2019 гг. для «прибыльных» целей
Всю сумму суточных (без каких-либо ограничений) можно учесть в составе расходов при определении базы по налогу на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Если суточные выдаются в рублях, то никаких затруднений учет таких расходов не вызовет - просто вся сумма списывается в состав «прибыльных» расходов.
Если же суточные выданы до командировки в иностранной валюте, то необходимо перевести данную сумму в рубли по официальному курсу ЦБ на дату выдачи суточных (п. 10 ст. 272 НК РФ):
Полученная сумма учитывается в расходах.
Суточные по загранкомандировкам 2018-2019: что с НДФЛ
При загранкомандировках НДФЛ не облагается сумма суточных, не превышающая 2500 руб. в день (п. 3 ст. 217 НК РФ). Соответственно, с суммы сверх этого лимита необходимо удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.
Если суточные были выплачены в рублях, то облагаемая база по НДФЛ будет считаться по следующей формуле:
Кстати, если суточные в организации устанавливаются в иностранной валюте, но выплачиваются работнику в рублях, то никаких перерасчетов делать не нужно (Письма Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252, от 09.02.2016 № 03-04-06/6531 ).
Если же суточные выплачены в инвалюте, то в целях уплаты НДФЛ нужно иметь в виду одну важную особенность: пересчитать данную сумму в рубли нужно по официальному курсу ЦБ, установленному на последний день месяца, в котором утвержден командировочный авансовый отчет (Письмо Минфина от 21.03.2016 № 03-04-06/15509 ). Следовательно, база по НДФЛ в данном случае считается так:
Расчет суточных при загранкомандировках в 2018-2019 гг.: страховые взносы
По общему правилу суточные, выплачиваемые работникам в 2018-2019 гг., облагаются страховыми вносами по тому же принципу, что и НДФЛ. То есть взносы нужно начислить с суммы суточных, превышающей 2500 рублей (
Ключевые особенности оплаты командировочных расходов для организаций бюджетной сферы закреплены в Постановлении Правительства РФ № 749 от 13.10.2008. Данный НПА содержит не только основные определения, но и предельные лимиты на оплату затрат в служебных разъездах.
Определимся с понятием
Однодневная командировка — это направление специалиста компании для выполнения служебного задания в местность, откуда этот работник может возвращаться к месту жительства ежедневно (ст. 166 ТК РФ). Следовательно, к таким разъездам относят не только командировки, которые длятся всего один день, например, для сдачи отчетности в головное учреждение. Но и длительные поездки в места, которые находятся в доступной близости. Например, работнику выгоднее купить обратный билет до места жительства, чем арендовать гостиничный номер.
Отметим, что каких-либо ограничений на расстояния для признания поездок однодневными не установлено. Такое решение принимает руководитель, исходя из экономической целесообразности.
Как оформить
Командировка на 1 день (оформление) ничем не отличается от длительной поездки. То есть кадровый работник должен подготовить:
- (если компания использует документ в работе);
Командировка на один день: как оплачивается
Независимо от продолжительности служебной поездки за работником сохраняется его рабочее место и должность. Также наниматель должен выплатить ему его среднюю заработную плату. Следовательно, при однодневной оплатите:
- Один среднедневной заработок, если СК выпадает на рабочий день.
- Если СК приходится на праздник или выходной день, то оплату производите в соответствии с действующим трудовым законодательством, то есть среднедневной заработок в повышенном размере. Подробнее читайте в материале .
Помимо среднего заработка, оплатите работнику все траты, которые подтверждены документально. Например, оплата проезда, подтвержденная билетами. Также возместите траты, которые работник произвел с разрешения нанимателя.
Ограничения для оплаты командировочных расходов учреждение устанавливает самостоятельно. Причем такие показатели должны быть закреплены в отдельном локальном распоряжении руководства организации.
Как оплачивать суточные
Суточные при однодневных командировках в 2019 году оплачиваются в особом порядке. Недопустимо производить оплату в соответствии с порядком, который действует для длительных СК.
Так, чиновники установили, что размер выплат напрямую зависит от страны:
- Зарубежная командировка 1 день: суточные 50 %. То есть если работник направлен за рубеж на один день, то ему оплатят 50 % от действующей нормы оплаты суточных в день.
- Российская командировка одним днем: суточные не оплачивают! При однодневной СК по России работодатель не обязан оплачивать суточные.
Взамен суточных работнику могут быть возмещены иные расходы, произведенные в поездке. Например, траты на питание. Размер таких «замещающих» выплат не ограничены. Однако действуют исключения при налогообложении.
Чтобы не ошибиться, используйте памятку, как облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные при СК на один день.